Roadshow thường được tổ chức tại các tuyến phố đông đúc, thu hút được sự chú ý của đông đảo mọi người. Đây là hình thức quảng bá thương hiệu ngoài trời được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Sau đây, Sự kiện Xanh/ Vietgreen Media sẽ chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức một sự kiện chạy roadshow chuyên nghiệp và ấn tượng. Sự kiện Xanh, quy trình tổ chức chạy roadshow ấn tượng, công ty tổ chức chạy roadshow chuyên nghiệp, Việt Green Media liện hệ 0989313339

1. Roadshow là gì?

Roadshow là hoạt động quảng cáo lưu động trên đường phố để quảng bá sản phẩm, thương hiệu trước số đông công chúng, đây là một trong những hình thức marketing được nhiều nhãn hàng ưa chuộng triển khai.

Roadshow xuất hiện từ khá lâu đời và vẫn được ưa chuộng cho đến ngày nay. Trong marketing hiện đại, Roadshow cũng được xếp vào kênh quảng cáo ngoài trời và được ứng dụng với nhiều biến thể khác nhau nhằm phục vụ cho những mục tiêu truyền thông đa dạng của nhãn hàng.

Roadshow thường xuất hiện trong các chiến dịch ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới, hoặc xây dựng nhận diện thương hiệu trong thời gian ngắn. Từ những thương hiệu hàng đầu thế giới cho đến những thương hiệu vừa và nhỏ đều có thể triển khai Roadshow với muôn vàn hình thức.

Roadshow chính là hoạt động trình diễn lưu động trên đường phố để quảng bá sản phẩm, thương hiệu.

>> Xem thêm: CHIA SẺ KINH NGHIỆM LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN. 

2. Đặc điểm của Roadshow là gì?

Roadshow thường có các đặc điểm nhận diện cơ bản như sau sau:

– Có sự tham gia của đội ngũ nhân sự Roadshow (PG, PB) với số lượng lớn (ít nhất cũng phải 10 người, nhiều hơn có thể lên tới hàng chục người). Nhân sự tham gia chạy Roadshow phải mặc đồng phục có nhận diện thương hiệu như logo hoặc in hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ muốn quảng bá.

– Đi kèm với phương tiện giao thông có thể là xe máy, xe đạp, ô tô… được trang trí đồng bộ với nhau thông qua việc dán decal logo, hình ảnh sản phẩm, dịch vụ. Roadshow di chuyển qua nhiều tuyến đường đông đúc để tiếp cận với càng nhiều người càng tốt.

– Có các vật phẩm truyền thông quảng bá cho sản phẩm dịch vụ như cờ phướn, banner, poster, mastcot…

– Có thể có các màn hoạt náo như nhảy, đồng diễn, ca hát… để thu hút sự chú ý của mọi người.

– Một số chương trình Roadshow còn kết hợp thêm việc phát tờ rơi, voucher hoặc mẫu thử cho người đi đường.

– Roadshow diễn ra rất ngắn, dài nhất có thể là dăm ba ngày, ngắn nhất chỉ tính theo tiếng. Chính vì thời gian diễn ra không dài nên để đạt được hiệu quả truyền thông, một chiến dịch chạy Roadshow cần được tổ chức thật kỹ càng, ấn tượng để thu hút sự chú ý lớn nhất từ mọi người.

– Cộng với khâu xin giấy phép khắt khe, nhiều công đoạn tổ chức nên quảng cáo Roadshow cũng có chi phí khá là đắt đỏ.

Đặc điểm dễ nhận ra nhất của một Roadshow là diễn ra với số lượng lớn, được trang trí đồng bộ. Ảnh: Internet

3. Các hình thức tổ chức chạy Roadshow phổ biến tại Việt Nam

Theo thời gian, thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng thay đổi, dẫn tới các hình thức truyền thông cũng phải biến đổi theo để có thể thu hút được ánh nhìn và sự chú ý của đông đảo người đi đường. Roadshow cũng không nằm ngoài xu hướng này, xuất hiện nhiều hình thức độc lạ, nổi bật nhằm thu hút tối đa sự chú ý của mọi người.

Roadshow tại Việt Nam hiện có các dạng chính là Roadshow diễu hành qua các tuyến đường (Roadshow có sử dụng phương tiện giao thông như xe đạp, xe máy, ô tô…), Roadshow trưng bày và trình diễn (Roadshow không sử dụng phương tiện giao thông).

Cụ thể, các hình thức chạy Roadshow thông dụng nhất hiện nay có thể kể tới:

3.1. Roadshow đi bộ (Human Billboard)

Roadshow đi bộ là hình thức Roadshow náo động ngay tại chỗ, các PB, PG mặc đồng phục đứng ngay tại booth activation để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, phát tờ rơi, mẫu dùng thử… Thường được diễn ra tại các địa điểm đông ngươi, có thể sử dụng mascot, các vật phẩm sáng tạo hoặc các hoạt động hoạt náo (như nhảy sôi động, trò chơi tương tác) để kích thích sự chú ý của mọi người. PG, PG có thể di chuyển xung quanh nhưng thường không quá xa.

3.2. Roadshow xe đạp

Roadshow xe đạp sử dụng dàn xe đạp số lượng lớn được trang trí ấn tượng bắt mắt, và cho lưu thông trên đường phố để trình diễn về sản phẩm, dịch vụ. Tổ chức Roadshow xe đạp thường dễ dàng, tiện lợi hơn nên rất nhiều nhãn hàng ưa chuộng.

3.3. Roadshow xe máy

Roadshow xe máy được lựa chọn triển khai nhiều hơn vì khả năng di chuyển nhanh, mạnh và xa hơn so với Roadshow xe đạp. Hình thức quảng cáo Roadshow này thường dành cho những chiến dịch dài ngày, lưu thông qua nhiều cung đường để lan tỏa hình ảnh, thông điệp mạnh mẽ hơn.

Roadshow xe máy mang đến cảm giác sang trọng, đẳng cấp hơn, dòng xe tay ga thường được chọn để chạy Roadshow vì điều khiển dễ dàng và đáp ứng được độ thẩm mỹ cho sản phẩm, dịch vụ.

Hiện nay có thêm hình thức mới khi dàn xe máy chạy Roadshow được gắn thêm biển hộp đèn hoặc màn hình LCD cỡ nhỏ ở sau đuôi xe. Sử dụng chính đội xe Grab Bike, Be Bike để tham gia chiến dịch, nên hình thức quảng cáo Roadshow xe máy được đánh giá cao về độ nhận diện thương hiệu và khả năng chiếu sáng đường phố trong đêm tối, thu hút sự chú ý của người đi đường.

3.4. Roadshow xích lô

Ngày nay xích lô không phải là phương tiện giao thông quá phổ biến trên đường phố nữa, chính vì vậy mà triển khai Roadshow xích lô mang tới sự độc đáo, ấn tượng và vô cùng thu hút.

Roadshow xích lô thường được triển khai tại các thành phố lớn và ưu tiên các địa điểm phát triển du lịch để tiếp cận với đông đảo khách hàng tiềm năng.

3.5. Roadshow xe ô tô

Roadshow xe ô tô được triển khai bằng cách dán quảng cáo lên thân xe và cho diễu hành trên đường phố. Bao gồm Roadshow ô tô 4 chỗ, Roadshow ô tô 7 chỗ, Roadshow xe mui trần… Roadshow ô tô hiệu quả ở chỗ mang theo banner quảng cáo cỡ lớn di động khắp mọi nẻo đường.

3.6. Roadshow xe tải

Hấp dẫn không kém cạnh hình thức Roadshow xe ô tô, những chiến dịch Roadshow xe tải gây ấn tượng mạnh mẽ nhờ kích thước quảng cáo khủng, khi được triển khai với số lượng lớn thì cực kỳ đẳng cấp và hoành tráng.

Roadshow xe tải được triển khai với số lượng lớn cực kỳ đẳng cấp và hoành tráng. Ảnh: Unique

3.7. Luxury Roadshow xe ô tô 45 chỗ

Luxury Roadshow xe ô tô 45 chỗ với cách thức thể hiện vô cùng ấn tượng, thu hút mạnh mẽ sự chú ý của mọi người. Decal quảng cáo được dán kín xe ô tô 45 chỗ mang đến diện tích quảng cáo vô cùng ấn tượng, chiếm trọn ánh mắt của người đi đường.

Chiến dịch quảng cáo Luxury Roadshow có thể diễn ra trong khu vực nội thành và mở rộng ra các tỉnh thành lân cận hoặc tour xuyên Việt để lan tỏa mạnh mẽ thương hiệu.

3.8. Roadshow xe bus 2 tầng

Roadshow xe buýt 2 tầng (xe bus city tour) hiện nay vô cùng thịnh hành tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Decal quảng cáo dán trên thân xe bus 2 tầng khi diễu hành trên đường phố trông vô cùng bắt mắt và thu hút ánh nhìn.

3.9. Roadshow màn hình LED di động

Các màn hình LED quảng cáo ngoài trời sẽ được ốp vào thùng xe tải và có thể hiển thị TVC chuyển động khi xe di chuyển trên phố.

Ngoài ra thân xe cũng được trang trí bằng đèn LED và các logo nổi để nổi bật, độc đáo và thu hút hơn.

Chiến dịch Roadshow sáng tạo của Thế giới di động sử dụng xe tải có gắn màn Led xung quanh gây ấn tượng mạnh với mọi người. Ảnh: Unique chụp

3.10. Roadshow sáng tạo

Có muôn vàn ý tưởng để thực hiện các chiến dịch Roadshow sáng tạo, càng độc lạ, phá cách thì càng thu hút mạnh mẽ sự chú ý của người đi đường.

Có thể triển khai bằng việc sử dụng mockup 3D gắn trên xe để chuyến roadshow trở nên mới mẻ, độc lạ hơn.

Ngoài ra thì có thể sáng tạo thông qua content (nội dung) để tạo sự viral mạnh mẽ trên các phương tiện tuyền thông.

4. Roadshow dành cho những nhãn hàng nào và mục đích truyền thông nào?

Roadshow là phương thức truyền thông dành cho hầu hết các lĩnh vực sản phẩm, dịch vụ, và thường được triển khai trong các dịp quảng bá sản phẩm dịch vụ mới của nhãn hàng. Vì sao lại vậy, vì Roadshow tạo được hiệu ứng cao về mặt hình ảnh, nên dễ dàng làm người ta phải chú ý tới, kích thích sự tò mò, quan tâm tìm hiểu, và sẽ ấn tượng về sản phẩm, dịch vụ nhiều hơn.

Bên cạnh đó, Roadshow còn được sử dụng trong các chiến dịch với mục tiêu khuấy động sự chú ý của mọi người đối với những sản phẩm dịch vụ đã có mặt từ lâu rồi, nó nhằm gợi nhắc khách hàng một lần nữa hãy chú ý tới thương hiệu.

Roadshow dành cho hầu hết các lĩnh vực sản phẩm, dịch vụ và được triển khai cho mục tiêu tăng nhận diện thương hiệu của nhãn hàng. Ảnh: Internet

Thật khó để ngồi liệt kê lĩnh vực nào chạy Roadshow nhiều nhất, bởi trong suốt những năm làm nghề của Unique OOH thì đã gặp qua vô số Roadshow, đủ mọi lĩnh vực ngành nghề, từ mặt hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), viễn thông, ngân hàng, sức khỏe…

Và không chỉ để phục vụ cho hoạt động Marketing truyền thông của thương hiệu mà đôi khi những chiến dịch truyên truyền cho cộng đồng, xã hội cũng triển khai Roadshow, ví dụ như chương trình kêu gọi hiếu máu cứu người, ngày hội bảo vệ môi trường…

5. Ưu điểm và nhược điểm của Roadshow quảng cáo

5.1. Ưu điểm của Roadshow

– Roadshow được ưa chuộng nhờ vào đặc tính linh hoạt cao, có thể tổ chức bất cứ thời điểm nào trong năm, miễn là phù hợp với mục đích và timeline đã đề ra của chiến dịch truyền thông.

– Roadshow là hình thức quảng cáo dành cho mọi ngành hàng, có thể quảng cáo cho bất kỳ loại hình sản phẩm nào từ hàng hóa cho đến dịch vụ, sự kiện.

– Dùng để quảng bá cho sản phẩm mới cũng tốt, mà xây dựng nhận diện thương hiệu cũng lại càng hay vì đây là hình thức quảng cáo thu hút sự chú ý rất cao, càng độc lạ lại càng gây tò mò cho người đi đường phải quan sát, tìm hiểu, và dễ làm họ ghi nhớ.

5.2. Hạn chế của Roadshow

– Chi phí tương đối lớn khiến doanh nghiệp phải đắn đo về số lượng cũng như thời gian, cung đường diễn ra sự kiện. Ngoài ra đối với hình thức quảng cáo này thường doanh nghiệp sẽ mất một khoảng chi phí lobby để chắc chắn chiến dịch không bị can thiệp làm gián đoạn giữa chừng

– Hành trình có thể bị chi phối bởi nhiều yếu tố ngoại cảnh như thời tiết (nắng, mưa), mật độ phương tiện tham gia giao thông (tắc đường, giờ cao điểm…) nếu không được tính toán kĩ lưỡng

– Tuy di chuyển với tốc độ chậm nhưng các phương tiện lại di chuyển rất sát nhau để theo đoàn, kèm theo phụ kiện hỗ trợ có thể gây nên rủi ro mất an toàn giao thông

– Thủ tục rườm rà, chưa được áp dụng những chính sách mở cửa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực thi chiến dịch, nếu không chọn được Agency hỗ trợ toàn diện và uy tín sẽ rất dễ phạm luật và bị phạt nặng.

6. Tổ chức Roadshow gồm những hạng mục gì?

Bằng nhiều năm kinh nghiệm thực thi quảng cáo ngoài trời nói chung cũng như tổ chức Roadshow nói riêng, Unique OOH gợi ý về các hạng mục cần chuẩn bị khi tổ chức một chương trình Roadshow:

– Xây dựng kế hoạch tổ chức Roadshow (bao gồm ý tưởng, địa điểm, thời gian, timeline, số lượng)

– Thiết kế lộ trình chạy Roadshow (các tuyến đường, thứ tự chạy)

– Xin cấp phép từ Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch

– Nhân sự tham gia Roadshow, bao gồm người điều phối và đội ngũ PB, PG

– Vật dụng và phương tiện đi kèm (thiết kế ấn phẩm truyền thông, trang trí phương tiện, thuê trang phục, phụ kiện đi kèm…)

– Nhân sự điều phối Roadshow để hỗ trợ, ứng phó các tình huống phát sinh (như bị cảnh sát giao thông tạm dừng chương trình, xe hỏng hóc…)

7. Quy trình tổ chức chạy Roadshow của Unique OOH

Có thể thấy một chiến dịch Roadshow có rất nhiều hạng mục phải chuẩn bị, tuy không khó nhưng lại mất khá nhiều thời gian và công sức đối với các doanh nghiệp không chuyên. Do đó nhãn hàng có thể thuê một đơn vị tổ chức chạy Roadshow chuyên nghiệp để được hỗ trợ, Unique OOH với nhiều năm kinh nghiệm sẽ đảm nhận triển khai chiến dịch Roadshow trọn gói một cách suôn sẻ và thuận lợi nhất.

Dưới đây là quy trình tổ chức Roadshow cơ bản để các nhãn hàng có thể tham khảo:

– Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu từ nhãn hàng, trao đổi báo giá, lựa chọn hình thức

Nhãn hàng cần chia sẻ mong muốn và mục tiêu truyền thông của mình để Unique OOH có thể tư vấn hình thức Roadshow và cách thức tổ chức phù hợp

– Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức Roadshow

Cùng bàn bạc để lên ý tưởng, lựa chọn thời gian, địa điểm, số lượng phương tiện chạy Roadshow và các tuyến đường Roadshow sẽ chạy.

– Bước 3: Xin giấy phép từ cơ quan chức năng

Chuẩn bị giấy tờ cho hồ sơ dự án để xin giấy phép từ Sở Văn hóa và Thể thao cùng với các bên liên quan.

– Bước 4: Chuẩn bị nhân sự tham gia Roadshow

Unique OOH tiến hành tuyển chọn nhân sự tham gia theo yêu cầu của nhãn hàng, bao gồn PG hoặc PB, nhân sự điều phối, nhân sự quay chụp

– Bước 5: Tiến hành sản xuất và trang trí xe

Đơn vị quảng cáo chuẩn bị phương tiện với số lượng đầy đủ, thiết kế ấn phẩm để dán xe,

– Bước 6: Công tác hậu cần

Mua sắm, chuẩn bị các vật dụng trang trí, in ấn tờ rơi/mẫu thử (nếu có), thuê trang phục đi kèm…

– Bước 7: Chạy Roadshow

Trong quá trình triển khai chiến dịch, Unique OOH sẽ cử điều phối viên đi cùng từ đầu đến cuối để kịp thời hỗ trợ và giải quyết những tình huống phát sinh dọc đường.

– Bước 8: Nghiệm thu dự án, gửi ấn phẩm truyền thông (video và hình ảnh)

Unique OOH xử lý hình ảnh và video để chuyển cho nhãn hàng nhằm phục vụ mục đích truyền thông, quảng bá trên môi trường kỹ thuật số.

8. Kinh nghiệm tổ chức Roadshow hiệu quả

8.1. Xây dựng kế hoạch và kịch bản tổ chức Roadshow chi tiết

Căn cứ vào ngân sách và mục tiêu truyền thông của nhãn hàng mà hai bên cùng phối hợp, bàn bạc để đưa ra phương án chạy Roadshow phù hợp nhất. Càng lên kế hoạch chi tiết thì lại càng dễ dàng thực hiện và điều phối xuyên sẻ.

Một số lưu ý khi lên kế hoạch chạy Roadshow đó chính là: Địa điểm (nên chọn thành phố lớn hay tỉnh lẻ, diễn ra gói gọn tại một khu vực hay xuyên tỉnh thành); Thời gian (nghiên cứu xu hướng chi tiêu của người tiêu dùng, các sự kiện đặc biệt trong năm và đặc biệt là nghiên cứu kỹ thời tiết để thời điểm diễn ra Roadshow trời đẹp); Số lượng (cân nhắc giữa việc triển khai số lượng nhiều – thời gian ngắn để bùng nổ sự chú ý hay số lượng vừa phải – thời gian kéo dài để duy trì độ nhận diện.

Kịch bản tổ chức Roadshow cũng rất quan trọng, bạn sẽ xác định mình muốn tổ chức Roadshow theo concept nào: Roadshow bình thường và an toàn (như mọi chiến dịch khác); Dị hợm để thu hút sự chú ý và viral; Hài hước để đem lại tiếng cười; Nhân văn để thu hút sự đồng cảm…

8.2. Lựa chọn tuyến đường và lộ trình chạy Roadshow tối ưu

Khi xây dựng lộ trình chạy Roadshow, hãy lựa chọn các tuyến đường tập trung khách hàng mục tiêu hoặc có lưu lượng giao thông cao để dễ dàng tiếp cận đông đảo người xem. Các tuyến đường đi qua các địa danh lớn của thành phố hoặc các địa điểm tập trung nhiều trung tâm thương mại, tòa nhà văn phòng… thường được ưu tiên nhiều hơn.

Lưu ý các tuyến đường cấm để hạn chế bị các cơ quan chức năng “tuýt còi” đoàn xe Roadshow của mình.

8.3. Cẩn trọng trong khâu xin giấy phép

Tổ chức Roadshow tuy nói dễ mà lại khó thì thực chất đây là hình thức quảng cáo ngoài trời dễ dàng bị cảnh sát giao thông tuýt còi và xử phạt bất cứ lúc nào. Nên cần thận trọng trong khâu xin giấy phép Roadshow đầy đủ, cũng như có nhân sự giàu kinh nghiệm có thể đứng ra đàm phán, làm việc với cơ quan chức năng nếu chiến dịch phát sinh tình huống chạm mặt với cơ quan chức năng.

8.4. Luôn có phương án dự phòng và xử lý tình huống phát sinh

Chạy Roadshow cũng giống như tổ chức sự kiện, luôn có những tình huống phát sinh khó có thể lường trước, ví dụ như thời tiết xấu, ách tắc giao thông, xe lạc đoàn, xe hỏng hóc. Vậy nên luôn có nhân sự, đội ngũ hậu cần đi theo để nhanh nhẹn xử lý những sự cố trên để chiến dịch diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

8.5. Thiết kế ấn phẩm sáng tạo, độc đáo và các yếu tố phá cách

Muốn tổ chức Roadshow hiệu quả, chỉ cần nhấn mạnh vào những tính từ như “độc đáo”, “mới lạ”, đẹp mắt”, càng độc lạ, càng đẹp thì càng thu hút sự chú ý của người đi đường.

Chiến dịch Roadshow “Vinmart đẩy Tết về nhà” là một ví dụ điển hình cho sự sáng tạo, phá cách! Vinmart không tiếc tay độ một dàn xe chất phát ngất để chạy Roadshow trên đường phố.

8.6. Kết hợp viral mạng xã hội

Nhãn hàng có thể kết hợp thêm việc quảng bá online để tăng hiệu quả cho chiến dịch, ví dụ bạn đã mất công để độ xe mới lạ, hãy quay ngay một clip viral thật chất để seeding lên mạng xã hội câu view, câu tương tác, sẽ có nhiều người biết đến bạn hơn. Bên cạnh việc quay clip đăng tải lên mạng xã hội còn book thêm các báo điện tử đưa tin sẽ giúp cho chiến dịch đã hot lại càng hot thêm.

Công ty tổ chức Roadshow chuyên nghiệp

Như đã nói Sự kiện Xanh / Viet Green Media tự hào là đơn vị phục vụ cho hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ từ Nam ra Bắc. Chúng tôi có một đội ngũ đầy nhiệt huyết và sức sáng tạo không có giới hạn. Cùng sự chỉnh chu từ các quy trình, kịch bản và kế hoạch góp phần mang đến sự thành công cho sự kiện.

Đơn vị tổ chức event chuyên nghiêp

Sự kiện Xanh/ Viet Green Media –  đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, được nhiều tập đoàn và công ty lớn tin tưởng trong công tác tổ chức Roadshow. Sự kiện Xanh luôn hướng đến việc tổ chức Roadshow đúng quy trình, phù hợp với các yếu tố phong thủy mà vẫn đảm bảo sự sáng tạo, ấn tượng thu hút sự quan tâm của khách mời.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, trẻ trung, năng động và đầy sáng tạo, Sự kiện Xanh cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng một buổi tổ chức Roadshow ấn tượng, may mắn và thành công nhất!

Viet Green Media tự hào hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi luôn giải quyết được những vấn đề mà bạn đặt ra cho chúng tôi. Với đội ngũ nhân lực trẻ đầy nhiệt huyết chúng tôi luôn không ngừng tìm kiếm, học hỏi, sáng tạo để cho ra những ý tưởng mới mẻ phù hợp xu hướng ngày nay. Bạn cần sự truyền thống trang nghiêm chúng tôi có. Bạn cần sự hiện đại công nghệ chúng tôi có. Bạn cần sự năng động sáng tạo chúng tôi có. Còn chần chờ gì hãy liên hệ ngay Viet Green Media để lên kế hoạch ý tưởng ngay hôm nay.

Tổ chức Roadshow thành công và chuyên nghiệp đối với một đơn vị chuyên về mảng tổ chức sự kiện như chúng tôi là một điều đơn giản. Đơn giản với chúng tôi nhưng chất lượng của dịch vụ luôn luôn hoàn thành suất sắc. Bạn muốn sự kiện thành công tốt đẹp? Bạn muốn mang ấn tượng đến khách mời? Bạn luôn tìm sự chuyên nghiệp? Đừng lo Sự kiện Xanh / Viet Green Media sẽ giúp bạn!