Lễ khánh thành có ý nghĩa rất to lớn đối với doanh nghiệp. Để có thể tổ chức một chương trình lễ khánh thành hoàn hảo nhất không phải là điều dễ dàng? Vậy quy trình tổ chức lễ khánh thành như thế nào? Làm cách nào để có thể lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc uy tín? Hãy cùng Sự kiện Xanh/ Viet Green Media tìm hiểu qua bài viết dưới đây. Sự kiện Xanh, ý tưởng tổ chức lễ khánh thành hay, tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, kinh nghiệm tổ chức lễ khánh thành, Việt Green Media – với hơn 10 năm xây dựng và phát triển với những thành tựu nhất định trong việc tổ chức nhiều sự kiện thành công cho các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp trên toàn quốc. Sự kiện Xanh luôn tự tin là một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam. Đơn vị chuyên hỗ trợ, tư vấn, cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói từ Bắc – Nam với mức giá cạnh tranh, hợp lý nhất. Cùng Sự kiện Xanh tìm hiểu về ý nghĩa của lễ khánh thành và các hạng mục cần chuẩn bị cũng như nội dung chương trình tổ chức lễ khánh thành nhé.

1. LỄ KHÁNH THÀNH LÀ GÌ? Ý NGHĨA VIỆC TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH

Lễ khánh thành trong tiếng anh còn gọi là “Inauguration Ceremony” được tổ chức với ý nghĩa chúc mừng, thông báo một công trình, dự án đã hoàn thành. Sự kiện này là dịp để đánh dấu một sự khởi đầu mới thuận lợi, may mắn và tràn đầy hanh thông trong tương lai của công trình. 

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức lễ khánh thành mang hai tầng ý nghĩa quan trọng. 

Về mặt tinh thần, tổ chức khánh thành giúp nâng cao tinh thần, tăng sự hứng khởi và kì vọng vào một tương lai tốt đẹp của doanh nghiệp. Điều này là một động lực tinh thần to lớn đối với chủ doanh nghiệp để cố gắng hơn nữa trong công việc kinh doanh sắp tới.

Về mặt kinh doanh, lễ khánh thành là một dịp vô cùng thích hợp để giúp quảng bá hình ảnh/thương hiệu của doanh nghiệp đến với các khách hàng tiềm năng/đối tác. Buổi lễ diễn ra thành công, tốt đẹp sẽ ghi dấu ấn tốt trong lòng các khách mời tham dự, là tiền đề để doanh nghiệp ngày càng cố gắng phát triển thịnh vượng hơn.

Bên cạnh đó, đây là còn một không gian hoàn hảo để kết nối các mối quan hệ đối tác mới, thu thập được nhiều thông tin khách hàng, cũng như nắm được thị hiếu của khách hàng để từ đó có thể vạch ra hướng đi đúng đắn và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp trong tương lai. 

2. QUY TRÌNH TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH?

Để chương trình lễ khánh thành được diễn ra thành công và trọn vẹn nhất bạn cần chuẩn bị và vạch ra một quy trình cụ thể, rõ ràng theo những bước sau: 

• Sắp xếp, phác thảo và lên ý tưởng cho buổi lễ theo đúng mục đích và yêu cầu của doanh nghiệp. Phải đảm bảo rằng chủ đề của chương trình khánh thành không chỉ mang thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm, hơn nữa phải tạo được điểm nhấn và khơi gợi được hứng thú quan tâm của các khách mời. 
• Lên danh sách khách mời cụ thể sẽ giúp việc quản lý và phục vụ khách trong suốt buổi lễ được diễn ra trọn vẹn nhất. Để nâng cao hiệu quả cho buổi lễ khánh thành, bạn nên mời những khách mời có tầm ảnh hưởng nhất định trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang muốn hướng đến; các khách hàng và đối tác tiềm năng bởi buổi lễ sẽ là dịp giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách thân thiết và tự nhiên nhất.  

Thông thường tổ chức lễ khánh thành sẽ diễn ra tại công trình đã hoàn thiện. Tuy nhiên, bạn cũng có thể lựa chọn các địa điểm khác ở gần khu vực để thay đổi không gian và thuận tiện trong việc giao lưu, trao đổi thông tin hơn.

• Lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện khánh thành, phân bổ công việc cho các ban ngành liên quan để tiến hành triển khai sự kiện được chu đáo và thuận lợi. Các hạng mục cần thiết gồm: giấy xác nhận cho phép tổ chức sự kiện của cơ quan địa phương có thẩm quyền, thiết kế sân khấu, cổng chào, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, MC, đội văn nghệ,…
• Chạy truyền thông cho buổi lễ, chuẩn bị các thông tin, tài liệu liên quan đến buổi lễ.
• Dự trù kinh phí.
• Lên sẵn kịch bản cho chương trình. Một mẫu kịch bản khánh thành hoàn chỉnh gồm các phần sau:
• Đón khách.
• Biểu diễn văn nghệ chào mừng.
• MC nêu mục đích của chương trình, giới thiệu đại biểu phát biểu, cắt băng rôn khánh thành, tham quan công trình.
• Dùng tiệc, văn nghệ, tổ chức các trò chơi giao lưu.

 Hãy tham khảo Sự kiện Xanh, ý tưởng tổ chức lễ khánh thành hay, tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, kinh nghiệm tổ chức lễ khánh thành, Việt Green Media gọi hotline 0989313339

3. TIPS CHỌN ĐƠN VỊ TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH

CHỌN ĐƠN VỊ CÓ KINH NGHIỆM

Để tổ chức một chương trình lễ khánh thành đúng chuẩn và hoàn hảo đòi hỏi rất nhiều yếu tố. Chính vì thế, lựa chọn các đơn vị tổ chức có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sẽ giúp giảm thiểu tối đa các tình huống xấu có thể xảy ra trong buổi lễ. Đảm bảo buổi lễ khánh thành sẽ diễn ra một cách trọn vẹn nhất. Bên cạnh đó, một đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp bạn đưa ra những phương án, ý tưởng thích hợp nhất cho buổi lễ. 

KẾ HOẠCH CHI TIẾT VÀ BÀI BẢN

Một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức khánh thành có chuyên môn cao sẽ giúp buổi lễ của doanh nghiệp bạn đạt thành công cao. 

Ngoài ra, cách thức tổ chức chuyên nghiệp, khả năng xử lý tình huống phát sinh bất ngờ linh động chuyên nghiệp, phân bổ nguồn lực hợp lý sẽ giúp buổi lễ được thành công tốt đẹp và cũng tạo được ấn tượng tốt cho khách tham dự. 

CHI PHÍ HỢP LÝ VÀ RÕ RÀNG

Tùy theo ngân sách và mong muốn của doanh nghiệp mà lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp. Hãy lựa chọn và tham khảo những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành có các gói chi phí cụ thể, rõ ràng.

HỆ THỐNG THIẾT BỊ CHUYÊN NGHIỆP

Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng phục vụ cho buổi lễ là một trong những yếu tố quan trọng, quyết định sự thành công của buổi lễ. Chắc chắn bạn sẽ không muốn một sự kiện có ý nghĩa to lớn với doanh nghiệp bị trì hoãn vì sự cố âm thanh hay ánh sáng.

Hãy đảm bảo đơn vị cung cấp dịch vụ mà bạn lựa chọn có cung cấp các trang thiết bị cần thiết đạt chuẩn và vẫn hoạt động tốt. 

HÌNH ẢNH SỰ KIỆN CHỈN CHU

Hình ảnh sự kiện chỉn chu, chất lượng sau buổi lễ không chỉ tạo kỷ niệm đáng nhớ cho doanh nghiệp mà còn mang lại giá trị truyền thông nội bộ hết sức to cho đơn vị cung cấp dịch vụ. Đó chính là bằng chứng cụ thể và rõ ràng nhất chứng tỏ thực lực mạnh mẽ, chuyên nghiệp cho đơn vị tổ chức đã tổ chức thành công cho những chương trình trước đó.

3. NÊN TỰ TỔ CHỨC HAY TÌM ĐƠN VỊ TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH? 

Sự kiện khánh thành là một dịp đặc biệt và vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, vì thế dù là tự tổ chức hay thuê đơn vị ngoài thì cũng cần chuẩn bị mọi thứ thật chỉn chu.

Đối với những doanh nghiệp mới, nguồn nhân sự còn ít và chưa ổn định, lời khuyên đưa ra là nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo chương trình được diễn ra tốt nhất có thể. Một hệ dịch vụ trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong khâu tìm kiếm các đối tác riêng biệt và có thêm thời gian để hoàn thiện công trình/dự án sắp ra mắt.

Các khía cạnh về tổ chức từ khâu ý tưởng, kịch bản chương trình, bố trí nhân sự phụ trách, thực hiện trang trí không gian buổi lễ khánh thành cho đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, khâu chuẩn bị tiệc mừng chiêu đãi đối tác, khách hàng sau khi buổi lễ … đều được đảm bảo thực hiện theo yêu cầu mà trong đó, công việc chính của doanh nghiệp chỉ đơn giản là giám sát cách thức tổ chức để đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

Đối với các doanh nghiệp có nguồn nhân sự đông, ổn định và có đủ khả năng để tự tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tay chuẩn bị một buổi lễ khánh thành cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên việc chuẩn bị một buổi tiệc chiêu đãi sau đó sẽ cần đến sự giúp sức của đơn vị cung cấp dịch vụ tiệc vì đây là một phần đặc thù mà doanh nghiệp sẽ khó có thể tự tay chuẩn bị.

Và với mạng lưới cung cấp tiệc tận nơi đa dạng như hiện nay, quý doanh nghiệp có thể lựa chọn ngay cho mình một đơn vị phù hợp với ngân sách, khả năng phục vụ linh động, tận tâm với chất lượng xứng tầm. Tại Asiana Plaza, chúng tôi thấu hiểu được nhu cầu của quý khách hàng, quý doanh nghiệp từ việc đã phục vụ hơn hàng ngàn lượt khách hàng dự tiệc đến hiện nay, chúng tôi đã thiết lập ra các thực đơn tiệc linh hoạt cùng hệ dịch vụ đi cùng như bao gồm bàn ghế, nhân viên phục vụ tiệc …. để nhằm mang đến khách hàng những sự lựa chọn thiết thực và tối ưu nhất.

Do đó nếu bạn đang băn khoăn chưa biết nên tự tổ chức Lễ khánh thành hay thuê ngoài đơn vị tổ chức, hãy thử làm một phân tích nhỏ nguồn lực nội tại của doanh nghiệp để đưa ra quyết định nhé.

4. KỊCH BẢN CHI TIẾT TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH

Để khánh thành mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, thu hút nhiều sự quan tâm của truyền thông, đối tác và cả khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Chính vì thế để buổi lễ được diễn ra thành công tốt đẹp, chuẩn bị kịch bản chi tiết là yếu tố không thể thiếu. 

Theo đó, xây dựng một kịch bản chi tiết cho lễ khánh thành sẽ hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra như thiếu thời gian, không kiểm soát được thời lượng các nội dung trong chương trình, tiết mục kết hợp không phù hợp hoặc các sự cố bất ngờ khác. Một buổi lễ khánh thành trọn vẹn và ấn tượng sẽ bao gồm các phần sau:

ĐÓN KHÁCH MỜI

Trước khi chương trình chính thức bắt đầu, đón khách mời dự sự kiện là một bước quan trọng nhằm giúp nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Ở bước này, cần phải điều phối nhân viên theo hai hướng là đón khách và check-in, hỗ trợ khách mời ổn định chỗ ngồi. Lưu ý nhân viên cần phải có sự chỉn chu trong cách ăn mặc, tốt nhất nên mặc đồng phục áo dài truyền thống với màu sắc chủ đạo trùng với màu thương hiệu.

Trong quá trình đón khách, nhân viên nên giữ phong thái trang trọng, thể hiện sự nhiệt tình, niềm nở đối với từng vị khách tham dự. Đây là yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho doanh nghiệp.

TIẾT MỤC VĂN NGHỆ

Tiết mục văn nghệ mở màn lễ khánh thành như một lời chào chân thành của doanh nghiệp đến các vị quan khách. Do đó, ban tổ chức nên lựa chọn những tiết mục tràn đầy năng lượng, sôi động và thu hút sự tập trung của người tham dự, tránh tối đa việc chọn tiết mục không phù hợp với tính chất buổi lễ.

GIỚI THIỆU BUỔI LỄ KHÁNH THÀNH VÀ KHÁCH MỜI

Tại bước này, người dẫn chương trình sẽ tiến hành giới thiệu lễ khánh thành cũng như các đại biểu đến tham dự, sau đó mời các đại biểu lên phát biểu. 

Phần giới thiệu không có nhiều khó khăn, thế nhưng người dẫn chương trình cần phải đảm bảo mọi thứ được chính xác, không nhầm tên doanh nghiệp hay các đại biểu tham dự. Mọi sự nhầm lẫn ở đây đều có thể làm mất uy tín và gây ấn tượng xấu cho tên tuổi của doanh nghiệp cũng như đơn vị tổ chức.

CẮT BĂNG KHÁNH THÀNH

Cắt băng khánh thành là nghi thức chủ đạo và trọng tâm nhất của một buổi lễ khánh thành. Vì thế, nghi thức cần được thực hiện long trọng, để đánh dấu mốc lịch sử chính thức bước vào thị trường của doanh nghiệp.

MÚA LÂN RỒNG SƯ CHO LỄ

Tiếp nối chương trình là nghi thức múa lân, sư tử – rồng mang ý nghĩa cầu nguyện cho doanh nghiệp phát triển thịnh vượng trong tương lai.

TIẾN HÀNH THAM QUAN DỰ ÁN KHÁNH THÀNH

Sau khi kết thúc nghi thức múa lân, doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sẽ gợi ý khách dự lễ tham quan nhà máy hoặc dự án được khánh thành. Đây là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu sơ lược dự án, giúp quan khách có cái nhìn sâu sắc hơn, đồng thời có những góp ý thiết thực để phát triển doanh nghiệp.

TIỆC NHẸ CHIÊU ĐÃI

Nhằm bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc, chân thành đối với những khách mời đã tham dự buổi lễ khánh thành thì một bữa tiệc nhẹ chiêu đãi sẽ là một gợi ý lý tưởng cho doanh nghiệp. Điều này vừa thể hiện được sự tinh tế, vừa giúp gắn kết chặt chẽ các doanh nghiệp lại với nhau hơn.

TIỄN KHÁCH VÀ TRAO QUÀ LƯU NIỆM

Ở bước này, đội ngũ lễ tân của đơn vị tổ chức sẽ cúi chào và trao quà lưu niệm cho khách mời. Đây được coi là một cách thức tinh tế để truyền thông, giúp khách mời luôn nhớ đến sự kiện trọng đại này bằng cách tặng những món quà lưu niệm có dấu ấn của doanh nghiệp.

5. SO SÁNH LỄ KHÁNH THÀNH VÀ LỄ KHAI TRƯƠNG

Trên thực tế, lễ khánh thành có tên gọi tiếng Anh là Inauguration Ceremony, trong khi đó khai trương Grand Opening. Sự khác biệt về tên gọi này cũng thể hiện cho ta thấy sự khác nhau của hai nghi thức.

Theo đó, lễ khánh thành thường được áp dụng cho các công trình xây dựng, đặc biệt là khi hoàn tất công trình và bắt đầu đưa vào sử dụng. Ngược lại, lễ khai trương thường đi kèm với các hoạt động kinh doanh trong ngày đầu tiên của cửa hàng.

Tuy nhiên, đối với các công trình kinh doanh sản xuất như resort, cao ốc, khách sạn, nhà hàng thì lễ khánh thành cũng sẽ được xem là một hình thức khai trương.

6. GỢI Ý NHỮNG LOẠI HÌNH TIỆC CHO LỄ KHÁNH THÀNH TỪ ASIANA PLAZA

Bên cạnh loại hình tiệc chiêu đãi bàn tròn truyền thống. còn những loại hình tiệc nào khác có thể áp dụng cho buổi Lễ Khánh Thành, cùng Asiana Plaza điểm qua nhé:

Trước khi diễn ra Lễ Khánh Thành, bạn có thể tổ chức một bữa tiệc Tea-break hoặc Finger Food:

• Tea-break: Một dạng tiệc ngọt, với thực đơn khá đơn giản và nhanh gọn như trái cây tươi, bánh ngọt, các loại đồ uống: Trà, Café, Ngũ cốc, Nước ép, …. Mục đích của Tea-break là đem đến một không gian thư giãn, thoải mái để trò chuyện khi tham gia sự kiện.
• Finger Food: Bữa tiệc nhẹ, được bài trí dưới dạng các món khai vị. Thực đơn Finger Food thường được trang trí bắt mắt, xiên bằng xiên que hoặc cắt thành từng miếng gọn đặt trên các khay nhỏ. Loại hình tiệc này không sử dụng nhiều các dụng cụ như chén, dĩa, dao, nĩa,.. thay vào đó, thực khách sẽ thưởng thức bằng tay.  

Sau khi chương trình lễ khánh thành kết thúc, một buổi tiệc chiêu đãi thân mật sẽ tạo thêm không gian giao lưu trò chuyện giữa doanh nghiệp và các khách mời tham dự. Một số loại hình tiệc thích hợp: 

• Tiệc Buffet: là một hình thức tiệc được tổ chức theo kiểu tự chọn, các khách mời có thể tùy ý đi lại để lấy và thưởng thức đồ ăn. Đồ ăn sẽ được bày trí sẵn tại một khu vực riêng với đa dạng các món.
• Tiệc bàn tròn (Alacarte): là hình thức tiệc phục vụ đồ ăn trực tiếp ngay tại bàn. Đây là hình thức tiệc truyền thống khá phổ biến nên được sử dụng rộng rãi trong các sự kiện.

7. Công ty tổ chức Lễ khánh thành chuyên nghiệp

Như đã nói Sự kiện Xanh / Viet Green Media tự hào là đơn vị phục vụ cho hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ từ Nam ra Bắc. Chúng tôi có một đội ngũ đầy nhiệt huyết và sức sáng tạo không có giới hạn. Cùng sự chỉnh chu từ các quy trình, kịch bản và kế hoạch góp phần mang đến sự thành công cho sự kiện.

Sự kiện Xanh/ Viet Green Media –  đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, được nhiều tập đoàn và công ty lớn tin tưởng trong công tác tổ chức lễ khánh thành. Sự kiện Xanh luôn hướng đến việc tổ chức lễ khánh thành đúng quy trình, phù hợp với các yếu tố phong thủy mà vẫn đảm bảo sự sáng tạo, ấn tượng thu hút sự quan tâm của khách mời.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, trẻ trung, năng động và đầy sáng tạo, Sự kiện Xanh cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng một buổi tổ chức lễ khánh thành ấn tượng, may mắn và thành công nhất!

Viet Green Media tự hào hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi luôn giải quyết được những vấn đề mà bạn đặt ra cho chúng tôi. Với đội ngũ nhân lực trẻ đầy nhiệt huyết chúng tôi luôn không ngừng tìm kiếm, học hỏi, sáng tạo để cho ra những ý tưởng mới mẻ phù hợp xu hướng ngày nay. Bạn cần sự truyền thống trang nghiêm chúng tôi có. Bạn cần sự hiện đại công nghệ chúng tôi có. Bạn cần sự năng động sáng tạo chúng tôi có. Còn chần chờ gì hãy liên hệ ngay Viet Green Media để lên kế hoạch ý tưởng ngay hôm nay.

Tổ chức lễ khánh thành thành công và chuyên nghiệp đối với một đơn vị chuyên về mảng tổ chức sự kiện như chúng tôi là một điều đơn giản. Đơn giản với chúng tôi nhưng chất lượng của dịch vụ luôn luôn hoàn thành suất sắc. Bạn muốn sự kiện thành công tốt đẹp? Bạn muốn mang ấn tượng đến khách mời? Bạn luôn tìm sự chuyên nghiệp? Đừng lo Sự kiện Xanh / Viet Green Media sẽ giúp bạn!